CUENTAS DE ORDEN

CUENTAS DE ORDEN

DISTINGUIR:

La entidad realiza otro tipo de transacciones u operaciones que no afectan directamente los recursos (activo) ni sus fuentes, tanto externas como internas (pasivo y capital), pero cuyo efecto futuro puede hacerse evidente

Por ejemplo: Cuando  la empresa recibe mercancías propiedad de otra entidad para su venta y la obtención de una comisión, estas no son propiedad de la empresa, por lo que no se deben contabilizar como un activo.

Porque  en el momento de darse la  transacción  no se afectó los resultados de  operación  ni la situación financiera de la entidad, en el futuro existe la posibilidad de que pueda ocurrir, por lo que es necesario recurrir a otros tipos de registros que permitan tener informados a los lectores.

Los cuales pueden ser:

·         Valores Reales: son aquellos que afectan o modifican saldos de las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados de la entidad.

·         Valores Contingentes: son los que no afectan o modifican al activo, pasivo, o capital, en tanto que la contingencia subsista, pues una vez  que se realiza se convierte en valores reales.

Concepto de Contingencia: Evento Futuro Posible o condición debida a causas desconocidas o actualmente indeterminables.

Entonces una contingencia está ligada a una incertidumbre o posibilidad de que alguna situación pueda, o no, llegar a suceder.

Para registrar este tipo de operaciones la contabilidad usa un nuevo concepto, denominado cuentas de orden.

Concepto de Cuentas de Orden: son los registros utilizados para contabilizar las transacciones que no afectan al activo, pasivo, capital y resultados de la entidad.

CUANDO EMPLEAR  LAS CUENTAS DE ORDEN:

Es necesaria registrarlas para  reconocer  los valores ajenos, contingentes, emitidos o como un  instrumento  de control o recordatorio.

•     Registro de Valores y Bienes Ajenos: que recibe la entidad, como las mercancías que se aceptan a comisión para su venta, recibiendo a cambio una comisión de los depósitos en garantía, denominados también depósitos en prenda.
•      Registro de Valores Contingentes: derivados de transacciones en las cuales la empresa adquiere una responsabilidad aleatoria o contingente, que pueda convertirse en un pasivo real.
•         Registro de Valores Emitidos: que requieren de un control especial, tales como emisión de obligaciones.
•      Registro de Valores de Control: en los cuales se requiere contar con un registro duplicado para tener información y control desde otro punto de vista.

CLASIFICAR:

Se procura que al asignarles nombre brinden una idea clara y precisa del valor o concepto que expresan y deben distinguirse de la cuenta deudora y la cuenta acreedora.

Hay tres criterios fundamentales para establecer la nomenclatura de las cuentas de orden:

1.     Se dan nombres distintos a cada una, pero manteniendo su relación.

      Ejemplo;Documentos endosados =                                                                                                                Documentos endosados como deudora  y

Endoso de documentos como acreedora.

2.     Se emplea el mismo nombre para ambas cuentas, pero a la acreedora  se le agrega la palabra contra.

Ejemplo; Documentos endosados =

Documentos endosados como deudora  y

Documentos endosados contra  como acreedora

3.     Se emplea un solo nombre para ambas cuentas, pero seguidas de las palabras debe y haber  que señalan su naturaleza.

Ejemplo; Documentos endosados =

Documentos endosados debe

Documentos endosados haber

Manejo: las cuentas de orden deben abrirse por pares, es decir, siempre se emplean dos cuentas. Esto se deriva de la partida doble, que requiere que cada operación se registre con un cargo y con un abono, por lo tanto, siempre que se empleen cuentas de esta naturaleza, una de ellas tendrá que ser deudora  y la otra acreedora; y en virtud de que su movimiento es compensado, sus saldos serán iguales en importe, pero de naturaleza contraria, una deudora y la otra acreedora.

Manejo directo o paralelo: este caso se da cuando en el registro de una transacción empleamos solo cuentas de orden, o sea, que tanto la cuenta deudora como la acreedora son de orden.

Manejo cruzado: se presenta cuando en el registro de una transacción se emplea como cuenta de cargo una cuenta de orden  y como cuenta de abono una cuenta de balance o resultados, y en otro asiento, pero relativo a la misma operación, se emplea como cuenta de cargo una cuenta de balance o resultados y como cuenta de abono, una cuenta de orden. Después de registrar el segundo asiento. Los saldos de las cuentas de orden son iguales.

Presentación: como no afectan al activo, pasivo y capital de las entidades, no deben formar parte del cuerpo del balance general, sino que deben mostrarse al calce o pie, agrupándolas bajo los títulos de valores ajenos, valores contingentes, valores emitidos de registro, y dado que sus saldos son iguales, pero de distinta naturaleza, no se acostumbra presentar ambas, sino solamente las deudoras.

VALORES AJENOS

Concepto de Mercancías en comisión: se afirma que una persona confiere comisión mercantil cuando envía mercancías de su propiedad para ser vendidas por otra persona, llamada comisionista, la cual desempeñara esta actividad.

Depósitos en prenda: este tipo de depósitos puede derivar de transacciones celebradas por la entidad en las cuales desea garantizar el cobro y puede estar representado por efectivo o bienes.

VALORES CONTINGENTES

Concepto de documentos descontados o endosados: las actuales transacciones comerciales hacen frecuente uso del crédito, cuando las empresas otorgan crédito y se garantiza mediante títulos de crédito tales como letras de cambio o pagares, se contabilizan incrementando el activo en la cuenta de documentos por cobrar. Sin embargo, dada las necesidades de liquidez de las empresas, al requerir flujos de efectivo para la adquisición de mercancías, pagos de salarios, gastos, recurren a diversas fuentes de financiamiento.

Protesto: es una diligencia administrativa llevada a cabo por un notario o corredor publico titulado y por medio de la cual se obtiene una constancia plena de que un documento fue presentado en tiempo y que el obligado dejo de pagarlo total o parcialmente. Una vez levantado el protestado, el tenedor del documento no pagado puede exigir judicialmente el pago, no solo el valor nominal del documento, sino también de los intereses moratorios, gastos de protesto, a cualquiera de las personas cuyas firmas aparezcan en el documento.

Pasivo de contingencia: como se expresó, el descuento de documentos también puede contabilizarse empleando una cuenta de pasivo de contingencia, la cual se puede denominar Documentos descontados o endosados. En lugar de abonar a la cuenta del activo circulante Documentos por  cobrar, al momento del endoso, se abona la cuenta del pasivo y se carga por el importe del valor nominal de los documentos cobrados por la institución financiera o el particular, así como por los documentos devueltos por la falta de cobro.

Avales otorgados: el aval es una manera de garantizar un crédito contraído por el girador de un título de crédito.

Juicios pendientes: otra situación en la cual se emplean cuentas de orden de pasivo contingente son las derivadas de aquellos casos en que empleados de la empresa o terceras personas, como clientes o proveedores, demandan no se sabe si el fallo final será a favor o en contra de la entidad, pero debido a que desde el momento de la demanda existe la contingencia, se debe reconocer mediante las cuentas de orden juicios pendientes y responsabilidad por juicios pendientes.

Seguros contratados: como medida de control interno es importante la protección o salvaguarda de los activos, una de las formas de protegerlos es mediante la contratación de seguros con compañías aseguradoras, las cuales protegen los bienes de la empresa por un valor determinado y por un valor determinado y por un tiempo también fijo establecido en la póliza de seguro. El importe pagado a la compañía aseguradora es la prima, la cual se registra en la cuenta de activo de seguros pagados por anticipado, además se contabiliza en cuentas de orden el importe de la suma asegurada durante la vigencia del seguro. Estas cuentas se pueden denominar Seguros contratados y Seguros contra accidentes.

VALORES EMITIDOS

Emisión de obligaciones: se menciona que al momento de efectuar la emisión y la colocación de las obligaciones también se acostumbra llevar un control de tales valores emitidos mediante el uso de cuentas de orden, cuyo nombre puede ser Obligaciones emitidas y Emisión de Obligaciones.

Emisión de billetes de banco, billetes de lotería y boletos: también se controlan mediante cuentas de orden que se abren por pares, una deudora y otra acreedora.

VALORES DE CONTROL

Depreciación fiscal: se  analizó la depreciación desde el punto de vista contable –financiero como la distribución sistemática y razonable del precio del costo de los activos fijos tangibles, menos su valor de desecho, si lo tienen, entre la vida útil estima del activo. Los cargos a resultados por depreciación afectan los resultados de operación desde el punto de vista financiero, entonces para efectos fiscales, la ley del isr establece porcentajes máximos para efectos de deducibilidad y pago de impuestos.

Mercancías a consignación a precio alzado: para incrementar el volumen de sus ventas, las empresas entre otras alternativas acostumbran enviar sus mercancías a comisionistas, los cuales reciben como premio una comisión, tal como se expuso al estudiar las mercancías en comisión. Las mercancías a consignación son la otra cara de las mercancías en comisión ya que en estas últimas se expuso, es la contabilización de quien recibe las mercancías, sin que sean de su propiedad, siendo estas un valor ajeno, sin embargo en el caso que ahora se expone, se analizan desde el punto de vista de quien las remite o envía, es decir del propietario, el cual deberá contabilizarlas como bienes de su propiedad en poder de comisionistas, las registrara como un activo. Para efecto de control al comisionista no se le señala el verdadero precio de las mercancías, es decir su precio de costo, sino que se le indica un precio mayor denominado precio alzado.

 Fuente de Información:

§  Contabilidad intermedia

§  Autor Álvaro Javier Romero López

§  Editorial Mc Graw Hill